La gestion des salaires réunit la collecte des données, le calcul de la paie et le suivi des décomptes. Cet article présente les points à examiner pour organiser la paie en interne ou choisir un prestataire.
Pourquoi externaliser la gestion des salaires ?
La gestion des salaires en Suisse est particulièrement complexe : multiplicité des caisses de compensation (AVS, allocations familiales), cotisations LPP variables selon l’âge et le salaire, gestion des heures supplémentaires, absences maladie et accident (intégrations dans les décomptes SUVA/AMal), déductions LAA, LAAC, IJM, sans oublier les déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles.
Avant de confier la paie à un prestataire, définissez au contrat les tâches prises en charge, les données à fournir, les contrôles à effectuer et les responsabilités de chacun.
Le processus mensuel de gestion des salaires
La liste ci-dessous sert de trame pour préparer votre besoin. Les tâches confiées au prestataire, leur fréquence et les validations à prévoir restent à préciser au contrat.
- Collecte et validation des données (heures, absences, variables)
- Calcul des salaires bruts et nets
- Établissement des fiches de salaire individuelles
- Versement des salaires (SEPA/SIC selon convention)
- Préparation des décomptes et échanges avec les organismes concernés, selon les échéances applicables
- Comptabilisation des charges salariales
Obligations de fin d’année
En fin d’année, les employeurs suisses doivent : établir les certificats de salaire (formulaire officiel), préparer les décomptes annuels pour toutes les caisses, vérifier les nouvelles bases légales et taux pour l’année suivante, et archiver les documents pendant 10 ans (obligation légale, art. 958f CO).
Logiciels de salaires en Suisse
Pour les entreprises souhaitant gérer les salaires en interne, des logiciels suisses fiables existent : Sage 50, Abacus, Crésus Salaires (adapté aux PME romandes), SAP SuccessFactors pour les grandes structures. Ces outils intègrent les mises à jour réglementaires et les connexions directes avec les caisses de compensation.
Consultez aussi nos articles sur les charges sociales en Suisse et la comptabilité des PME.
Préparez votre besoin de gestion des salaires
Pour décrire votre situation, précisez votre effectif, le canton concerné, votre outil actuel et l’échéance souhaitée.