La nouvelle Loi sur la Protection des Données (nLPD), en vigueur depuis septembre 2023, impose aux employeurs suisses de nouvelles obligations pour le traitement des données personnelles de leurs collaborateurs. CEM Consulting aide les PME de Suisse romande à se conformer à ces exigences.
Quelles données personnelles des employés sont concernées ?
Les données personnelles traitées dans le cadre des RH sont nombreuses et sensibles : données d’identité (nom, adresse, N° AVS), informations médicales (certificats maladie, accident, maternité), données financières (salaires, comptes bancaires), données de localisation (télétravail, déplacements), données biométriques (contrôle d’accès), données disciplinaires.
Obligations des employeurs selon la nLPD
Registre des activités de traitement
La nLPD impose aux entreprises de tenir un registre des activités de traitement des données. Pour les RH, ce registre documente les traitements de données des employés : recrutement, gestion des salaires, évaluations de performance, contrôle des accès, etc.
Information des employés
Les employés doivent être informés des traitements de leurs données : quelles données sont collectées, dans quel but, pendant combien de temps elles sont conservées, qui y accède. Une politique de confidentialité RH est recommandée et peut être intégrée dans le règlement d’entreprise.
Sécurité des données RH
Les mesures de sécurité techniques (chiffrement, contrôle d’accès, sauvegardes) et organisationnelles (habilitations, formations) doivent être proportionnelles à la sensibilité des données. Les dossiers du personnel doivent être protégés contre les accès non autorisés.
Violation de données : obligation de notification
En cas de violation de données RH (accès non autorisé, perte, destruction), l’employeur doit évaluer si la violation est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits des employés concernés. Si c’est le cas, notification au PFPDT (Préposé fédéral à la protection des données) dans les meilleurs délais.
Période de conservation des données RH
Les données RH doivent être conservées pendant les délais légaux : dossiers de candidature (jusqu’à 6 mois après refus si accord du candidat), contrats de travail et décomptes de salaire (10 ans, art. 958f CO), données médicales (selon prescriptions spécifiques). CEM Consulting vous aide à définir une politique de rétention conforme.
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